Verbeter je communicatie met sollicitanten in 5 stappen

“ Goed artikel,” zei een bekende, “over de zin van goed communiceren met sollicitanten en hoeveel dat oplevert voor je organisatie. Maar heb je ook praktische tips?”

Bij deze dus een extraatje, even concreet voordat ik doorstoom naar weer andere onderwerpen op het snijvlak van HR en marketingcommunicatie:

De belangrijkste tips en tricks voor goede sollicitantencommunicatie

 

Door met aandacht om te gaan met al je sollicitanten (juist ook degenen die je uiteindelijk afwijst) versterk je als HR-team de organisatie, omdat die sollicitanten in feite merkambassadeurs zijn én gewoon omdat het mensen zijn. Dat legde ik hier eerder uit.

Maar hoe pak je dat aan, concreet en praktisch?

1. Wie zijn jullie? Check je merkwaarden

Het lijkt handig als ik hier een paar sjabloonteksten opschrijf, maar dat doe ik niet. Het hele punt is namelijk: wat zijn de merkwaarden van jullie organisatie? Hoe vertel en vertaal je de kern van waar jullie voor staan (en waarom) naar de buitenwereld? Die merkwaarden zijn de basis van je communicatie met sollicitanten. Wat je zegt, schrijft of doet is dus altijd op maat voor jullie bedrijf. Dan spreek je trouwens ook meteen makkelijker mensen aan die daarbij passen. Heb je je merkwaarden helder in gedachten (klop daarvoor aan bij je marketingcommunicatie-afdeling), dan hoef je er meteen een stuk minder lang over na te denken hoe je het hele traject aan moet pakken.

2. Durf persoonlijk en transparant te zijn

Wat wel op alle organisaties en alle communicatiemomenten van toepassing is: het werkt het beste als je zo persoonlijk en transparant mogelijk bent. Gebruik een persoonlijke aanhef en zet je eigen naam eronder. Laat het wachtenden eerlijk weten als de procedure langer duurt of als er tussentijds iets is veranderd. “Geachte heer/mevrouw” of langdurende stilte is ongemakkelijk en onnodig.

Gewoon durven en je zult merken dat het werkt.

3. Loop het hele proces een keer door

Begin even bij het begin en bekijk alle stappen die een sollicitant bij jullie organisatie doorloopt. Zo heb je meteen helder voor ogen om welke contactmomenten het gaat. Maar zet daarbij nu eens de bril op van de sollicitant. Als je er extra grondig naar wil kijken is dit trouwens een leuke opdracht voor een ‘mystery sollicitant’.

Globaal kom je in ieder geval deze stappen tegen:

a) kennismaking via je (online) vacaturetekst (over een concrete vacature) of de algemene bedrijfsinformatie (bij een open sollicitatie),
b) de communicatie tijdens de looptijd van de vacature en de selectie van cv’s achter de schermen en
c) de gang van zaken rondom sollicitatiegesprekken (voor een aantal geselecteerde kandidaten).

Het schrijven van a) een goede vacaturetekst is een wetenschap op zich en dit kan je veel gedoe besparen doordat je dan kwalitatief betere reacties krijgt. Maar dit is iets waar je elders al van alles over kunt lezen. Ook over c) goede sollicitatieprocedures vind je al veel tips uit het vakgebied. De concrete b) communicatie die plaatsvindt tussen de opening van de vacature en de laatste afwijzing verdient extra aandacht, zoals ik eerder uitlegde, dus daar zoom ik hier verder op in.

4. Goede voorbereiding is het halve werk

Ik kan er niet omheen, het is gewoon zo. Steek er één keer tijd in, dan scheelt dat je voortaan veel moeite. In dit geval: maak een aantal transparante, merkgeïnspireerde basisteksten voor je eigen organisatie. Wat heb je nodig?

  • Ontvangstbevestiging, met daarin: een bedankje voor de interesse, bevestiging van goede ontvangst (ontbreekt er iets? Dan kun je dat meteen navragen) en een indicatie van het vervolg: wanneer kan de sollicitant een volgende reactie ontvangen? Gun jezelf ruim de tijd, het valt een sollicitant liever mee dan tegen hoe lang het duurt.
  • Ontvangstbevestiging van een open sollicitatie, met daarin: een bedankje voor de interesse, bevestiging van goede ontvangst, een indicatie van wat je doet met de informatie en hoe lang je die eventueel bewaart.
  • Tussentijds voortgangsbericht, met daarin: een bedankje voor het geduld, een korte toelichting dat (en waarom) het wat langer duurt voordat de sollicitant uitsluitsel krijgt.
  • Bevestiging van uitnodiging, met daarin naast de praktische details zoals de plaats en tijd van de afspraak ook een kort hartelijk welkom. Des te vrolijker staat de sollicitant straks voor jullie deur.
  • Afbericht, met daarin: nogmaals een bedankje voor de interesse, een toelichting van de punten waarop bij de selectie voor deze functie met name is gelet (op maat per vacature en transparant – laat maar merken dat je een faire business bent en niet hebt gediscrimineerd op leeftijd, achtergrond of lievelingskleur). De sollicitant is daarop helaas niet geselecteerd, maar je bedankt hem of haar voor de tijd en moeite die hij/zij in de sollicitatie heeft gestoken. En je wenst hem of haar alle goeds.
  • Nadere toelichting, met daarin: vermeld dat je het goed vindt dat de sollicitant navraag doet naar de reden van de afwijzing. Hij of zij durft feedback te vragen op een vervelend moment en is geïnteresseerd in jullie perspectief, dat verdient best een duim. Geef een vriendelijke toelichting op maat, pak de aandachtspunten uit het afbericht er nog even bij en/of overleg met de selecteur. Wens de sollicitant nogmaals succes voor de toekomst. Vriendelijk en menselijk, hij of zij is al sip genoeg.

5. Pak je basisteksten en maak ze op smaak per situatie

Het enige dat je nu nog hoeft te doen bij een sollicitatieronde is je merkgebaseerde basisteksten te pakken en deze transparant en eerlijk in te kleuren voor de specifieke functie en sollicitant(en). Evalueer en verbeter ze waar je merkt dat dat nodig is.

De nieuwste snufjes

Heb je er budget en prioriteit voor, dan kun je tegenwoordig veel hulp inschakelen: recruitmentmarketingbureaus hebben online sollicitatieformulieren, software voor het automatisch versturen van berichten, het bijhouden van wie welk bericht heeft gehad en wat je van de kandidaten vindt, of ze helpen je zelfs bij het schrijven van een hippe vacaturetekst.

Maar ook de pro’s slaan de plank wel eens mis als het gaat om de juiste timing, toon en inhoud van de communicatie. Op precies dit punt laten zelfs recruitmentbureaus regelmatig steken vallen (dubbel nadelig, voor hun eigen merknaam én dat van hun klant). En daar ben je vooral zelf bij: het is jullie bedrijf en jullie kennen je merkwaarden het beste.

Je kunt sinds kort ook je hele candidate journey laten doorlichten door experts op het gebied van candidate experience marketing: sollicitant-tevredenheid laten meten, een ‘mystery sollicitant’ inzetten, winst behalen uit contact houden met sollicitanten (via kwalitatieve referrals en talent pools) of zelfs het hele proces uit handen geven via een online portal en werkenbij-site. Een interessante ontwikkeling.

Pak dus die kans om de communicatie met ál je sollicitanten op zo’n soepele en constructieve manier in te zetten voor je organisatie.

Van harte succes gewenst en veel plezier, want je gaat geheid positieve reacties terug krijgen.

 

Wat vind je?

Handig, deze checklist, of helemaal niet? Ben ik iets vergeten? Doe je het zelf liever anders? Ik ben benieuwd wat je vindt.

 

Deze checklist borduurt voort op mijn eerdere bijdragen:
HR + marketingcommunicatie = resultaat
Zijn jullie sollicitanten al merkambassadeurs?

Lees ook:
Tradities in HR: fris ze lekker op

Beeld: deathtothestockphoto.com